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商务活动策划与组织33商务差旅活动.ppt

来源:未知 作者:佚名 日期:2019-09-21 浏览:58

商务差旅活动 职业行为导入 恒达商业集团下属恒达江苏分公司通过网络与黑龙江的一家生产厂家建立了合作关系,最近黑龙江的生产厂家研发出一种新型、多功能手机,主要的销售人群定位为年轻、时尚白领阶层,位于江苏的恒达江苏分公司在白领消费群体中具有很好的口碑和良好的市场发展潜力。恒达江苏分公司总经理王跃决定亲自去一趟黑龙江,考察这款新手机的生产情况,并且决定就价格、市场前景、售后服务、合作方式等多个方面与黑龙江的生产厂家进行谈判。由于时间紧迫,王总经理准备明天就飞往黑龙江。 王总平时在衣着、饮食等方面都非常讲究,但是因为血压高,医生告诉他不宜食用太油腻的食物。而且,黑龙江现在的气候比较寒冷,在广州生活习惯了的王总对黑龙江冬天的是早有耳闻的,但为了此次重要的谈判能够去得圆满成功,王总还是决定如期抵达黑龙江,预计将会在黑龙江停留一个星期左右。 职业行为分析 假如你是恒达商业集团江苏分公司总经理办公室的秘书小林,你将如何安排上司的差旅活动呢?请你制定一份商务旅行日程计划,从交通、住宿、商务事务处理等多个方面为王总做好出差的准备工作。王总不在的这一个星期,你应该怎么办?王总回来之后,你又要做哪些工作呢? 项目任务解析 商务旅行是现代企业、单位商务活动中的一项重要内容。

商务旅行主要指企业领导因谈判、签约、考察交流、沟通信息等商务活动而进行的旅行。 但无论是国内出差还是国外出访,短期出差还是长期出差,在每次出差之前,秘书都要为领导做好大量的准备工作。 本次课主要内容 第一节 商务旅行前的准备工作 第二节 商务旅行过程中秘书人员的工作 第三节 商务旅行结束后秘书人员的工作 第一节 商务旅行前的准备工作 一、商务旅行计划和旅程表 二、秘书为领导商务旅行应做的准备 三、出国(境)商务旅行的准备工作 一、商务旅行计划和旅程表 掌握对公司发展有益的信息,寻找更好的营销伙伴,使企业在国际市场上保持不断进取的地位,是领导的商务旅行中一项极为重要的工作。 秘书要为领导的商务旅行提供一流的优质服务,除了为领导筛选相关住处及做好其他准备工作外,很重要的一项工作就是制定一份合理的旅行形成、工作计划表,使领导在有限的时间内,有条不紊、高效率地完成预定任务。 ㈠商务旅行计划 ㈡制定旅程表 ㈢制定旅行计划、编制旅程表的注意事项 ㈠商务旅行计划 一份商务计划一般应包含以下内容: 1、出差的时间,启程及返回日期,接站安排。 2、出差的路线、终点及途径地点和住宿安排。 3、会晤计划(人员、时间、地点)。

4、交通工具的选择。 5、需要携带的文件、合同、样品及其他资料。 6、领导的特别要求。 7、旅行区的天气状况。 8、旅行安排,约会、会议计划,会晤主题。 9、差旅费用。 ㈡制定旅程表 当安排好订房订票的工作后,就要着手制定旅程表了。旅程表示按预定的日程表和领导的计划要求、意见制定的。旅程表的内容一般比旅行计划更加详尽,一份周密的旅程表包括6个方面的内容。 1、日期(离开、中转、返回、到达、重要活动) 2、时间(抵达、中转、各项活动、就餐、休息) 3、地点(目的地、中转地、活动地、休息、就餐) 4、交通工具(出发、中转、停留地交通工具) 5、具体事项(商务活动具体安排及私人事宜) 6、备注(中转、风俗、联系方式、姓名等) 商务旅程表应一式三份(或多份),一份存档,一份给领导及家属,一份秘书存留。 ㈢制定旅行计划、编制旅程表的注意事项 1、明确领导旅行的意图、目的地、旅行时间、到达目的地后的商务活动计划; 2、了解领导对交通工具及食宿的要求,熟悉公司对差旅的有关规定。 3、向公司所在国家的有关服务机构或向旅行目的地享有盛誉的旅游机构索取有关资料,了解当地乃至全国各交通工具运行情况,旅行路线,旅馆环境,目的地的货币,外汇管理规则,经商特点及有关护照、签证、健康规定等常识。

4、制定行程计划时,若能直接利用定期航班的航线来设计旅行路线,尽量做到。 5、编排计划时尽量考虑时差。 6、拟定几个旅行计划,与领导共同讨论,最后选定最佳方案。 7、行程工作计划表制作要清楚,离开和到达时间都应以当地时间为准,秘书应熟悉国际时间的计算方法。 二、秘书为领导商务旅行应做的准备 1、选择交通工具,预定车票、船票或机票; 2、预定宾馆及房间 3、准备必备的文件资料及领导随身携带的用品 4、申请预支差旅费 三、出国(境)商务旅行的准备工作 ㈠出国(境)旅行的手续及准备 1、办理各种标的出国(境)手续及准备 ⑴拟写出国申请⑵办理护照⑶办理签证 ⑷办理“黄皮书”⑸办理出境登记卡⑹订购机票(车票、船票)⑺办理保险 2、出行前的准备 ⑴编制几种旅行方案,供领导选择,选定最佳方案后,将其打印成文。 ⑵了解外币信息,办理外币兑换。 ⑶准备随身携带物品,包括服装、习俗用品等。 ⑷根据旅行目的为领导准备必须携带的各种资料 ⑸检查出行相关的证件 ⑹收集所到国的背景资料。 三、出国(境)商务旅行的准备工作 ㈡办理出入境手续 1、边防检查 2、海关检查 3、安全检查 4、健康疫苗 第二节 商务旅行过程中秘书人员的作用 一、旅行过程中秘书人员的主要工作 二、出国旅行过程中的注意事项 一、旅行过程中秘书人员的主要工作 一般情况下,领导商务旅行会带秘书一同前往商务差旅费英文,那么秘书在整个旅行过程中要做好以下工作: ㈠旅途中秘书的工作 ㈡抵达目的地后秘书的工作 ㈠旅途中秘书的工作 1、负责携带、看管相关物品 2、听从领导安排,及时与公司保持联系,协助处理相关事务 3、照顾领导饮食起居,确保商务旅行的顺利进行 ㈡抵达目的地后秘书的工作 1、有人接站,秘书主动为双方作介绍,让领导走在前面; 2、无人接站,主动打车到预定酒店或目的地,检查随身携带的物品; 3、在酒店住下之后,秘书应迅速了解酒店附近的医院、邮电、交通等方面的情况,以备不时之需。

4、一切安排妥当之后,秘书要将领导住的酒店、联系方式等告知公司和领导的家属,以便取得联系。 二、出国旅行过程中的注意事项 1、尊重东道国礼俗 2、掌握各个国家的谈判风格 第三节 商务旅行结束后秘书人员的工作 商务旅行回来,秘书的工作是将此次商务旅行的结果进行总结,对相关事宜进行善后处理。 商务旅行结束后秘书人员的主要有以下5项工作: 一、沟通信息 二、整理材料 三、财务报销与结算 四、送感谢信 五、总结经验 一、沟通信息 无论秘书是否陪同领导旅行,领导返回后,要把领导不在公司期间发生的事情及处理结果,依照事情的轻重缓急,简明扼要地向领导汇报。 同时,秘书要向有关部门通报领导回来的消息。 二、整理材料 商务旅行结束后,秘书要撰写旅行的总结,以便领导向有关方面(董事会、上层领导)汇报。整理领导带回的各种资料与物品,资料按程序登记后归档,物品根据领导的指示进行处理。 三、财务报销与结算 商务旅行结束后,秘书人员应根据公司财务的相关规定,对领导在商务旅行过程中的相关费用进行报销,并和财务进行结算。 四、送感谢信 商务旅行结束后,秘书要以自己公司以及参加商务旅行全体代表的名义向这次差旅过程中热情接待的有关方面发送感谢信,表示感谢之情。

感谢信不要太长,时间越早越好。 五、总结经验 秘书在商务旅行结束后商务差旅费英文,要进行小结,总结经验教训,以便下次领导商务旅行时作参考。 实践操作 实训1:公司王总要到日本看望一个和公司合作关系较好的某公司总经理大泉,请你为王总拟定一个活动安排表,并为大泉总经理准备一份适宜的礼物。 实训2:王总从日本看望大泉总经理回国后,作为王总的秘书,你如何替王总到财务部门进行商务费用结算,并写出商务费用报销的步骤。 * *



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